FÜR ERP/MES DIE GEEIGNETE GAP-ANALYSE 

Wie finde ich grundlegend die richtige Methode zu Analyse meiner Unternehmensprozesse? 

GRUNDLEGENDES 

In der Regel können in GAP-Projekten zuverlässige Neukonzeptionen von Prozessen nur dann erfolgen, wenn vorausgehend als Grundlage eine Ist-Analyse durchgeführt wurde. 

->Unter einer Ist-Aufnahme wird die qualitative und quantitative Erfassung des Istzustandes verstanden. 

Je nach Untersuchungszweck werden die Ziele, die Strukturen, die Elemente, die Tätigkeiten, der Informationsbedarf, die Entwicklungstendenzen und die Anforderungen an bzw. für Prozesse erfasst. 

Für die Erhebung des Istzustandes stehen verschiedene Methoden zur Verfügung 

• Bei der Primärerhebung werden Informationen erstmalig und eigens für den Erhebungszweck gewonnen. 
• Demgegenüber greift man bei der Sekundärerhebung auf bereits vorhandene Dokumente und Quellen zurück. In der Regel stehen Erfassungsmethoden zur Verfügung. 
• 
  

In der realen Praxis werden überwiegend Sekundärerhebungen angewendet. 

Alle aufgeführten Methoden haben ihre Vor- und Nachteile und werden in der Regel auch in einer Kombination angewendet. 

• Inventurmethode 
• Interviewmethode 
• Fragebogenmethode 
• Fokusgruppe 
• Beobachtung (Multimomentverfahren) 

Checklisten, Inventur- und Interview-Methode haben sich in der Kombination in der Praxis bewährt. Hierdurch werden qualitative gute Ergebnisse erzielt. 

INVENTURMETHODE 

Die Inventurmethode ist eine allein vom Aufnahmeteam durchzuführende Tätigkeit, die im Wesentlichen aus dem Studium der schriftlichen Unterlagen (Dokumentenanalyse) besteht, die Informationen über die Arbeitsabläufe und die Struktur des Untersuchungsobjekts enthalten: 

• Organisations- und Aufgabenpläne (Organigramme) 
• Stellen- und Arbeitsplatzbeschreibungen 
• Arbeitsablaufdiagramme 
• Statistiken, Berichte & Reports 
• Kennzahlen 
• alte Planungsunterlagen 

Da viele Unterlagen in der Regel nicht auf den Untersuchungszweck hin ausgerichtet sind, muss das Aufnahmeteam die Informationen und Daten jeweils selbst auswählen und bewerten. Das setzt Erfahrung und Fachwissen voraus. 

Die Inventurmethode hat folgende Vor- und Nachteile: 

• Der Betriebsablauf wird wenig gestört, was auch zu Kostenvorteilen führt. 
• Die Methode hat nur geringfügigen Einfluss auf den Arbeitsablauf, da die Belegschaft keine Auskünfte geben muss. 
• Die Ergebnisse sind von der Qualität der Dokumente abhängig. 
• Informations- und Datenflüsse können bei der Inventurmethode nur schwer oder gar nicht festgestellt werden. 
• Durch eine umfassende Durchsicht der Unterlagen können Mengengerüste (Häufigkeits-, Verbrauchs-, Zeitdaten etc.) genau bestimmt werden 

Auch wenn alle gewünschten Unterlagen zur Verfügung stehen, kann durch die Inventurmethode allein nicht festgestellt werden, ob die in der Vergangenheit dokumentierten Sachverhalte derzeit bzw. künftig noch Gültigkeit haben. 

INTERVIEWMETHODE 

Bei der Interviewmethode findet eine persönliche Befragung von Mitarbeitern statt. Dabei wird einerseits zwischen standardisiertem und nicht-standardisiertem Interview unterschieden. 

Beim standardisierten Interview werden die Fragen vorher schriftlich erarbeitet. Zusätzlich werden die Fragen in der vorher festgelegten Reihenfolge abgearbeitet. Eine Kombination von Interview und Checklisten erzielen in der Regel die besten Ergebnisse.  

Eine übersichtliche Darstellung des Prozesses auf dem Flipchart (Flipchart Process Overview) dient der Nachvollziehbarkeit und wirkt sich unterstützend auf die Befragten aus. Mit dem Resultat, dass der Gesamtprozess und deren Prozessbrüche plausibel und sichtbar dargestellt werden kann. 

Falls dann nicht alle erforderlichen Informationen erfasst wurden, wird ein zweites oder gar drittes Interview geführt. 

Die Befragung erfolgt nach Funktionsbereiche in Form von Gruppenbefragungen. 

Bei der Interviewmethode ist die Dokumentation besonders evident! 

Die Interviewmethode kann wie folgt bewertet werden: 

• Durch den unmittelbaren persönlichen Kontakt zwischen dem Interviewer und dem Befragten können besonders hochwertige Ergebnisse erzielt werden. 
• Allerdings können die subjektive Betrachtungsweise des Befragten, z.B. über die Zeit- und Mengenangaben verzerrt sein. 
• Probleme in Prozessen und Einflussgrößen auf Zeit, Qualität, Kosten und Zufriedenheit werden offensichtlicher und können zusätzlich erfasst werden. 
• Entwicklungstrends können durch Meinungsäußerung der befragten Personen aufgenommen werden. 
• 
  

FRAGEBOGENMETHODE (=CHECKLISTEN-METHODE) 

Es wird zwischen Standardfragebogen und differenziertem Fragebogen unterschieden. 

Die Fragen werden gezielt für eine bestimmte Gruppe ausgearbeitet und beziehen sich auf Funktionen und Kernprozesse. 

Da der Befragte seine Meinung selbst verbalisieren muss, ist die Auswertung und der Vergleich dieser Art von Fragen und der Antworten recht anspruchsvoll. 

Die Vorbereitung einer Checkliste nimmt einen gewissen Zeitraum in Anspruch. Neben Organisationswissen sind auch gute Fachkenntnisse erforderlich. 

Fragebögen (Checklisten) müssen vor der Verteilung durch einen Pretest getestet werden. 

Die Ergebnisse der Fragebogenmethode werden im Wesentlichen durch die Qualität der Aufnahmebögen und die Beziehungen zwischen den Mitgliedern des Untersuchungsteams und den Mitarbeitern beeinflusst. Ein begleitendes Coaching ist daher sehr wichtig. 

FOKUSGRUPPEN 

Fokusgruppen sind Zusammenstellungen von sechs bis 25 Teilnehmern. Ziel einer Fokusgruppe ist es, Informationen über die Erfahrungen, Meinungen etc. der Teilnehmer zu erhalten. 

Die Zusammensetzung der Fokusgruppenteilnehmer sollte auf einer zufälligen Auswahl gleichartiger Teilnehmer beruhen. Auf keinen Fall darf die Auswahl den Vorgesetzten der Mitarbeiter überlassen werden (oder im Falle der Kunden der Vertriebsleitung). 

Die Aussagen der Teilnehmer in der Fokusgruppe werden anonym weiterverwendet; das sollte den Teilnehmern auch unbedingt zugesagt werden. 

Idealerweise beginnt eine Fokusgruppensitzung (Dauer 45 bis 90 Minuten) mit einer Eingangsfrage, die durchaus einen provokanten Anklang haben kann; z.B.: “Wie schätzen Sie die Leistung Ihrer Organisation bezogen auf die Mitbewerber ein?”. 

BEOBACHTUNGSMETHODEN 

Bei der Beobachtung (Multimoment-Verfahren, Dauerbeobachtung) werden Tatbestände und Prozesse durch sinnliche Wahrnehmung unmittelbar im Zeitpunkt ihres Geschehens aufgenommen und anschließend interpretiert. 

Wenn der Beobachter Zustände und Verhaltensweisen unmittelbar im Zeitpunkt ihres Geschehens aufnimmt, so liegt eine direkte Beobachtung vor. 

Im Gegensatz zur unstrukturierten Beobachtung dokumentiert der Beobachter bei der strukturierten Beobachtung seine Beobachtungen nach im Voraus festgelegten Richtlinien. 

Diese Aufnahmen sind in der Regel sehr zeitintensiv 

AUTOMATISCHE ERHEBUNGSVERFAHREN: PROCESS MINING  

Als automatische Erhebungsverfahren lassen sich Process Mining und die Verwendung von Auto-ID-Technologien differenzieren. Ausgangspunkt für die Entdeckung von Prozessen ist ein Event Log. 

Die Technik des Process Mining geht davon aus, dass es möglich ist, nacheinander alle Aktivitäten, die zu einem konkreten Fall gehören, in einer Logdatei aufzuzeichnen. Dabei werden idealerweise auch die genutzte Ressource, ein Zeitstempel und die verwendeten Datenfelder aufgezeichnet. Allerdings bestehen eine Reihe von Einschränkungen hinsichtlich der Anwendbarkeit: 

Der Aufwand für die initiale Konfiguration der Event Logs ist sehr hoch, aber für die Erzeugung eines brauchbaren Prozessmodells zwingend erforderlich. 

Process Mining kann nur Daten innerhalb der Applikation auswerten, nicht aber externe Daten! Schließlich muss auch die Ergebnisdatenbank noch vorbereitet werden, was weiteren Arbeitsaufwand erzeugt. 

Nachteil besteht in der Erfassung von manuellen Prozessen, die in diesen Prozess nicht berücksichtigt werden. 

ABSCHLUSS DER IST-AUFNAHME 

Nach Abschluss der Ist-Aufnahme sollte den Mitarbeitern die verbale Beschreibung ihres Arbeitsgebietes ausgehändigt werden, damit sie falsch Aufgefasstes und fehlerhafte Darstellungen korrigieren können. 

Gleichzeitig können evtl. bestehende Missverständnisse aufgedeckt und ausgeräumt werden. Das so abgenommene Dokument stellt die verbindliche, gemeinsame Grundlage für das weitere Vorgehen dar. 

SUMMERY 

Durch die Standard Analyse der Vision Consulting Thomas Eulgem GmbH werden bis zu 1000 Aspekte in den unterschiedlichen Bereichen mit den hiermit beschriebenen Methoden abgeprüft und in Gruppeninterviews analysiert. 

Aus diesen Ergebnissen können in einer Stufenanalyse Kernpotentiale abgeleitet und ein aussagekräftiges Lastenheft erarbeitet werden. 

Dies ist das wesentliche Fundament, um ein bestehendes System zu verbessern oder / und sich für eine Neueinführung zu entscheiden.